Chacun doit pouvoir accéder aux informations dont il a besoin pour pouvoir assurer au mieux ses missions mais pas au-delà. Chaque personnel de l’établissement dispose d’habilitations qui lui sont propres en fonction des fonctions qu’il occupe et qui lui permettent le cas échéant d’avoir accès à une partie du dossier médical du patient. Selon la CNIL, les établissements doivent prévoir des « habilitations spécifiques pour que chaque professionnel de santé ou agent de l’établissement n’accède qu’aux dossiers dont il a à connaître ». Par exemple, une secrétaire médicale peut avoir accès aux rendez-vous. En revanche, l’agent d’accueil n’accède qu’aux données administratives d’un patient et pas aux données du service de biologie par exemple, car il n’en a pas besoin.