Si le responsable de traitement n’est pas celui ayant recueilli les données, le traitement est soumis à une formalité « hors recherche » (aucune méthodologie de référence n'est applicable), à savoir il faudra procéder à une demande d’autorisation dans le domaine de la santé (hors recherche). Cependant si l’amélioration continue a pour visée de développer un nouveau service ou un nouveau logiciel, dans ce cas l’utilisation des données sera soumise aux formalités spécifiques aux études et recherches dans le domaine de la santé.